Les planificateurs d’événements jonglent avec de nombreuses responsabilités – de la négociation des contrats à la sélection des lieux en passant par la gestion des transports. Pour toutes les actions que l’on mène et aussi précis que l’on soit, il y a des questions que les organisateurs d’événements oublient de poser à leur prestataire technique au début du processus de planification.

Avoir les réponses à ces questions peut améliorer l’événement, son bon déroulement et l’expérience du public. Elles pourront vous aider à respecter votre budget et éventuellement même à économiser. Donc, avant de plonger dans les détails de la planification, assurez-vous de répondre à ces cinq questions dès le départ :

Découvrez les 5 questions à ne pas oublier :

1 – COMMENT PUIS-JE AVOIR LE MEILLEUR POUR MON EVENEMENT SANS EXPLOSER MON BUDGET ?

Vous voulez donner à vos réunions ou à vos événements une expérience mémorable, mais parfois votre idée peut être plus grande que votre budget ?

Asseyez vous avec vos collaborateurs en entreprise et partagez votre vision de l’événement et votre budget. Un brainstorming entre collègues pourrait vous permettre d’atteindre vos objectifs tout en maximisant vos ressources. Cela vous aidera à créer cette sensation de « waouh » que vous recherchez.

2 – QUELLE EST VOTRE EXPERIENCE AVEC CE LIEU ?

Des prestataires techniques hautement expérimentés gèrent plusieurs événements dans tout le pays et dans le monde. Il est donc probable qu’ils aient travaillé dans tous les types de lieux imaginables. Même s’ils n’ont pas travaillé avec le lieu spécifique avec lequel vous avez passé un contrat, ils ont les compétences nécessaires pour évaluer la taille, la disposition, les restrictions de charge, les politiques du lieu, les besoins d’éclairage, les fenêtres et les solutions de contournement face aux colonnes et autres obstructions.

Le prestataire technique doit demander une inspection du site et examiner avec vous tout défi ou opportunité unique pouvant exister sur le site et la meilleure façon d’utiliser l’espace.

3 – QUELS OUTILS UTILISEREZ-VOUS POUR COLLABORER ET COMMUNIQUER ?

La communication entre un organisateur d’événements et son prestataire technique est essentielle, d’autant plus que les choses changent rapidement dans la planification d’un événement, comme par exemple les horaires et la mise en place. Tout le monde aura besoin de chaque dernière version des documents concernant l’événement. Des outils comme Dropbox et Google Drive rendent la collaboration et la communication plus faciles.

Les équipes audiovisuelles doivent être prêtes à utiliser le flux de travail de leurs clients dans leur communication. Les planificateurs d’événements, eux, ne doivent pas avoir peur de demander des tutoriels sur le logiciel de production de leur événement que l’équipe utilise.

Du côté du prestataire technique, les opérations qui requièrent une haute expérience du milieu de l’événementiel auront leur propre procédure de déroulé du travail à effectuer.

Demandez à voir des exemples du processus, les entreprises expertes peuvent facilement expliquer et démontrer comment elles planifient et exécutent leur programme depuis le début.

4 – QUELS AUTRES SERVICES PROPOSEZ-VOUS ?

Il peut parfois arriver que vous ne soyez pas au courant de tout ce que propose votre prestataire technique. Bien que vous ne pensiez qu’au son et à l’éclairage, les entreprises offrent généralement d’autres services, tels que la diffusion sur le Web, la conception scénique, la production vidéo et le développement du contenu créatif.

Certains prestataires techniques ne peuvent pas offrir un type précis de prestation, d’autres ont généralement des partenaires qui font tout ce dont vous avez besoin et regroupent tout dans une production bien organisée.

5 – QUE RECOMMANDEZ-VOUS POUR MAXIMISER NOTRE EXPERIENCE ?

Même si vous avez une idée claire et précise de votre événement, un prestataire technique expérimenté peut vous faire des suggestions qui pourraient apporter un plus à votre événement. Soyez préparé à devoir répondre à un tas de questions et soyez disposé à partager une idée plus creusée de votre vision de l’événement.

Parfois, il peut s’agir d’une recommandation technique qui améliorera la qualité sonore ou visuelle d’une présentation, ou bien il peut s’agir également d’une prestation spectaculaire qu’ils ont réalisés pour un ancien client. Dans tous les cas, apprenez à vous appuyer sur l’expertise de votre prestataire technique pour tirer le meilleur de votre événement et de ses objectifs stratégiques de votre organisation.

Vous avez beaucoup à faire et votre prestataire technique est là pour vous aider dans la charge de travail. Communiquez tôt et souvent avec eux et posez les questions clés qui peuvent faire une énorme différence sur votre événement.